Mencegah Obat Kedaluwarsa dengan FEFO dan Pelacakan Batch di Odoo

Obat kedaluwarsa bukan hanya masalah saat produk sudah melewati tanggalnya. Risiko biasanya terbentuk jauh sebelumnya: nomor batch tidak dicatat, tanggal kedaluwarsa disimpan di buku terpisah, dan kasir memilih produk berdasarkan posisi di rak. Ketika volume produk bertambah, pemeriksaan manual menjadi semakin sulit dipertahankan.

Mengapa pemeriksaan manual mudah gagal?

Apotek dapat memiliki produk yang sama dari beberapa penerimaan dengan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa berbeda. Jika stok hanya dicatat sebagai satu jumlah total, tim tidak mengetahui batch mana yang harus diprioritaskan.

• Batch lama tertutup oleh barang yang baru datang.
• Tanggal kedaluwarsa hanya diperiksa ketika stok opname.
• Kasir harus mengingat batch yang perlu dijual lebih dulu.
• Pemilik tidak mempunyai daftar produk yang mendekati kedaluwarsa.
• Penyesuaian stok tidak menjelaskan batch yang berubah.

FEFO berbeda dari sekadar FIFO

FIFO memprioritaskan barang yang pertama masuk. FEFO memprioritaskan barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat. Pada obat, batch yang datang belakangan bisa saja memiliki tanggal kedaluwarsa lebih cepat. Karena itu, urutan penerimaan saja tidak selalu cukup.

Agar FEFO dapat berjalan, sistem perlu menyimpan tiga informasi: produk, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa. Ketiganya dicatat ketika barang diterima, bukan saat masalah sudah muncul.

Bagaimana Odoo membantu alur batch dan kedaluwarsa?

1. Catat batch saat penerimaan

Ketika barang dari vendor diterima, admin mencatat nomor batch, jumlah, dan tanggal kedaluwarsa. Stok produk yang sama tetap dapat dipisahkan berdasarkan batch.

2. Terapkan prioritas FEFO

Strategi pengeluaran dapat dikonfigurasi agar batch dengan tanggal kedaluwarsa terdekat diprioritaskan. Tim tidak lagi sepenuhnya bergantung pada ingatan.

3. Tampilkan produk yang perlu perhatian

Data kedaluwarsa dapat difilter berdasarkan periode, misalnya 30, 60, atau 90 hari. Pemilik kemudian dapat menentukan tindakan: mempercepat penjualan, mengembalikan produk sesuai kebijakan vendor, atau memindahkannya ke lokasi yang lebih membutuhkan.

4. Pisahkan produk yang tidak boleh dijual

Produk yang rusak atau kedaluwarsa perlu dipindahkan ke lokasi karantina agar tidak tersedia di kasir. Setiap penyesuaian harus memiliki alasan dan pengguna yang melakukan tindakan.

Checklist implementasi FEFO untuk apotek

1. Tentukan produk mana yang wajib menggunakan batch.
2. Pastikan tanggal kedaluwarsa dicatat saat penerimaan.
3. Susun aturan FEFO dan lokasi karantina.
4. Latih admin menerima barang dan kasir memilih batch.
5. Buat jadwal rutin meninjau produk yang mendekati kedaluwarsa.
6. Uji alur retur, pemusnahan, dan penyesuaian stok.

Teknologi tidak menggantikan prosedur apotek. Sistem membantu membuat prosedur tersebut terlihat, konsisten, dan dapat ditelusuri.